Cum sa scrii e-mailuri mai eficiente

Ti-ai propus diverse obiective de indeplinit pentru noul an? Unul care iti va imbunatati instant viata, atat personala dar mai ales cea profesionala, care iti va usura atat munca ta cat si a colegilor, este sa iti iei angajamentul sa scrii e-mail-uri mai simple, mai bune, mai clare. Acele e-mail-uri pe care oamenii abia asteapta sa le citeasca. Iata cateva modalitati prin care poti sa iti imbunatatesti acest aspect.

1. Spune din prima ce intentii ai, treci direct la subiect. Multi din cei carora le trimiti mailuri sunt ocupati, citesc in viteza, asa ca treci direct la subiect si evita povestile.

2. Incearca sa incluzi o singura idee, o idee principala, in fiecare e-mail. Mai multe idei, mai multe lucruri de procesat, creaza de cele mai multe ori confuzie.

3. Incearca sa folosesti declaratii, fapte, in locul intrebarilor deschise. Mai bine spui exact care este obiectivul, decat sa ceri pareri.

4. Surprinde prin generozitate. Felicita-i pentru reusite pe colegi si ofera-le si mici cadouri, sprijin in proiecte si asa mai departe. Vei avea doar de castigat.

5. Cand critici, ramai obiectiv, specific, dar si respectuos. Daca formularea lasa de dorit, se pot face interpretari, cei ce primesc mesajul se pot simti jigniti si critica poate sa nu fie apreciata.

6. Spune celui ce citeste de ce ai nevoie si cand ai nevoie de acel lucru, dinainte. O scurta recapitulare a conversatiei si doua intrebari cu termen limita de raspuns pana la sfarsitul zilei se pot dovedi mai eficiente decat un mail in care ceri doar un raspuns si atat. Poti sa nu il primesti in timp util.

7. Include si complimente in e-mail, nu doar cereri si sarcini pe care le trasezi subalternilor sau colegilor.

8. Poate cel mai important lucru, fa toate cele de mai sus intr-un mod cat mai succint. Nu e nevoie sa scrii romane intr-un mail, daca ai mai multe de spus programeaza pur si simplu o intalnire fata-in-fata si apoi poti discuta pe indelete.

Un e-mail bine scris poate schimba ziua unei persoane, ii poate schimba atitudinea, abordarea asupra proiectului la care lucreaza, asadar fa aceasta schimbare si vei vedea ca vei avea doar de castigat.